5 princípov úspešnej internej kampane

Už vyše roka mnohí naši klienti (aj my v Seesame) zápasíme s výzvami pandémie: vynútená karanténa, práca z domu a mesiace bez možnosti stretávania sa s kolegami. No ani napriek týmto obmedzeniam svet nezastal a zamestnancov treba rovnako (ak nie ešte viac) držať informovaných a prepojených s firmou. Okrem stálych tém pribudla potreba vyškoliť nové zručnosti či adresovať nové témy, ako napríklad starostlivosť o duševné zdravie. Ako to všetko odkomunikovať, aby sa naše odkazy v online priestore nestratili a vzbudili záujem? Ako zapojiť kolegov do interných kampaní „na diaľku“?

Práve to bola téma prvého vydania našej novej vzdelávacej akadémie Komunikácia HRou, v ktorej každý mesiac plánujeme diskutovať a inšpirovať sa navzájom s odborníkmi na employer branding a internú komunikáciu, aj s tými, ktorí sa týmto témam len začínajú venovať. Pre tých z vás, ktorí sa prvej debaty nemohli zúčastniť, prinášame 5 tipov, ako na úspešnú internú kampaň – bez ohľadu na pandémiu.

1. Zhora aj zdola

Zapojte lídrov. Pre väčšinu zamestnancov je tímlíder najdôležitejší a najrelevantnejší článok ich spojenia s firmou. Môžete preto promovať aj tú najkreatívnejšiu kampaň, no bez „požehnania“ tímlídra časť zamestnancov nepripúšťa, že celofiremné aktivity sa týkajú aj ich osobne. Keď ich zapojíte správne a v predstihu, budú vám užitočnou oporou, pretože vedia, čo sa vo firme deje, kedy je closing, kedy zamestnanci pociťujú nadbytočný stres či proste kedy na „nice to have témy“ (rozumej, nesúvisiace s biznisom) nemajú čas.

Druhý dôvod je možno prozaickejší, no bez prednostného informovania lídrov sa vám môže stať, že vašu kampaň budú bojkotovať. Ak sa o vašej kampani dozvedia až spolu s bežnými zamestnancami, časť manažérov to môže považovať za urážku a vašu kampaň schválne nepodporiť.

Čo s tým? Netreba veľa. S ohľadom na rozsah a obsah kampane (a akú veľkú aktivitu od zamestnancov potrebujete), jednoducho lídrov informujete v predstihu. Niekedy stačí poslať samostatný email len pár hodín skôr, niekedy je dobré získať aj feedback a informovať manažérov aj niekoľko týždňov dopredu. Pri náročnejších témach môže komunikácia pre lídrov obsahovať aj návod, ako tému kaskádovať do svojich tímov, či časť zameranú na možné otázky.

2. Z každého výkladu aj z chladničky

Toto skoro až hanlivé skonštatovanie často označuje kampane, ktorých je príliš (zelený mimozemšťan? 😉). Pri interných kampaniach sa ale pretlaku informácií báť nemusíte. Prečo?

Aj tu platí rovnaký princíp ako pri externej komunikácii. Stačí, keď si predstavíte napríklad informáciu o otváraní obchodov či návrate detí do škôl. Kým vy si ju možno prečítate v appke na mobile, váš partner pri rannom venčení psa v tlačených novinách z trafiky, vaša mama sa to dozvie s ovládačom v ruke a vyloženými nohami vo večerných správach. To isté platí aj vo vašej firme.

Je prirodzené, že ako komunikátorovi vám každá časť kampane prejde rukami a môže sa vám jej zdať priveľa. Treba si ale uvedomiť, že to, čo platí v bežnom svete, platí aj vo vašej firme: každý informácie „konzumuje“ vo svojom preferovanom formáte.

Nebojte sa preto dôležité informácie či kampaňovú tému vyskladať do všetkých komunikačných kanálov, ktoré máte. Časť zamestnancov zasiahnete emailom, iní si to radšej v kľude prečítajú raz týždenne na intranete a tí aktívnejší napríklad v poste na Yammeri. Len malé percento zamestnancov aktívne sleduje všetky vaše komunikačné kanály, preto ak sa pár jedincov ozve, že už informáciu zachytili, ide pravdepodobne o angažovaných členov tejto menšinovej skupinky a kampaňovú stratégiu a frekvenciu kvôli nim upravovať nemusíte.

3. Žiadny kanál nie je škaredý

V tomto blogu sa nedočítate o najnovšej platforme či intranete, ktorý treba zaviesť aj vo vašej firme. Z našich skúseností totiž vieme, že firemné komunikačné kanály zväčša schvaľuje centrála a nasadenie nových trvá aj roky. Preto veríme, že dobrý kanál je ten, ktorý máte. Každý má svoje výhody a to, ako zafunguje u vás, závisí najmä od toho, aké ďalšie kanály máte, akí starí sú vaši zamestnanci či ako vyzerá ich bežný deň.

Robotu vám ale úplne nezjednodušíme. Každý kanál si totiž vyžaduje trošku inú formu komunikácie. Plagát neznesie štyri odstavce textu, ktoré sú zas vítané a aj očakávané napríklad na intranete. Yammer je zas dobrý formát, ak chcete od zamestnancov získať aj spätnú väzbu, ich príspevky či vyjadrenie v hlasovaní. Preto kampaňový hlavný odkaz či claim držte konzistentný, no rozsah a formu prispôsobte.

Plánujte dopredu. Ľudia majú radi pravidelnosť a predvídateľnosť. Pre väčšie témy, ktoré plánujete komunikovať opakovane, zvážte pravidelné pripomenutie napr. raz mesačne alebo každý druhý pondelok. Samozrejme, opäť nie štýlom Ctrl+C – Ctrl+V, skúste komunikáciu každý mesiac oživiť. Ak napríklad spúšťate kampaň na zvýšenie účasti zamestnancov na interných školeniach a tréningoch, môžete každý mesiac predstaviť jeden konkrétny tréning z ponuky, napríklad aj formou testimoniálu od zamestnanca, ktorý ho absolvoval. Popis pravidiel na prihlasovanie ostane rovnaký, no „udička“, ktorou zachytíte pozornosť zamestnancov, bude vždy nová a neokukaná.

4. Buďte trochu punk

Tému máte, publikačný plán tiež, ostáva už „len“ pripraviť samotné výstupy. Ako na to? Naša rada znie: dizajn manuál nie je posvätný. Táto rada je, samozrejme, individuálna pre prostredie každej firmy a vy najlepšie viete, ako veľmi si môžete dovoliť predpísanú podobu plagátu či emailu obísť. Koľko si môžete dovoliť, závisí aj od vašej cieľovky. Mladší, hraví zamestnanci uvítajú odkazy na memečká, interné vtipy a občas aj trochu sarkazmu. Vy cieľovú skupinu poznáte najlepšie a viete, čo sa do vašej firemnej kultúry hodí.

Snažte sa nahliadať na každú väčšiu tému ako na mini kampaň samu o sebe – zaslúži si preto odlíšiť sa od ostatných tém, ktoré v danom týždni či mesiaci komunikujete. Ak v jednom období hovoríte napr. o opatreniach k homeofficu, o novom firemnom benefite aj výzve k dobrovoľníctvu, nemôžu vyzerať rovnako. Korporátne templaty vám často dovolia zmeniť len text či možno fotku, no zarovnanie, farebnosť, fonty a všetko ostatné ostáva rovnaké. Skúste preto kampaň odlíšiť – unikátny symbol, logo či farebnosť vám pomôžu udržať pozornosť, aj ak kampaň komunikujete dlhodobo, napríklad každý mesiac.

5. Zlepšujte sa s feedbackom

Vaša úloha sa posledným plagátikom nekončí. Len vyburcovať kolegov k aktivite totiž nestačí a na záver sa treba vrátiť k úvodnému cieľu. Ten je niekedy ľahšie merateľný – ak napr. chcete naplniť tréningy alebo získať určitý počet dobrovoľníkov – no niekedy je vyhodnotenie naplnenie cieľa ťažšie. Najmä ak bolo vaším úmyslom docieliť informovanosť zamestnancov. Vtedy vám pomôže prieskum.

Zbierajte spätnú väzbu po každej väčšej kampani či aktivite. Pýtajte sa kolegov, či informáciu zachytili a či im formát vyhovoval. Neuspokojte sa s nastavením procesu a pravidelne ho obmieňajte – to, čo fungovalo pred rokom s obmenou zamestnancov môže už byť nefunkčné a  spôsob informovania treba zmeniť.

Dôležitá bodka na záver: na spätnú väzbu treba reagovať. Pýtajte sa preto len na to, čo ste ochotní aj zmeniť. Keď to téma a prostredie dovolí, dajte zamestnancom príležitosť veci ovplyvniť. Môžu rozhodovať o názve programu, vyberať maskota, témy prednášok či externého hosťa, ktorého pozvete na prednášku. Môže sa zdať, že ide iba o maličkosti či detaily, no možno vás samých prekvapí, čo taká drobnosť vykúzli s angažovanosťou zamestnancov.