Ako trénujeme a workshopujeme online

Treba priznať, že počas korony si to najviac odskákala práca so skupinou, či už počas tréningov, alebo workshopov. No keďže rodinu, ruského prezidenta a pandémiu si človek nevyberá, museli sme sa novým časom prispôsobiť aj v týchto veciach. A išlo nám to prekvapivo dobre. 

Aj keď osobnú skupinovú dynamiku nič nenahradí, tvorivé prostredie a odovzdávanie myšlienok a zručností vieme dosiahnuť aj bez toho, aby sme spolu sedeli v jednej miestnosti. 

V tomto článku si ukážeme, v čom je práca so skupinou v online iná, v čom je rovnaká a prečo nemá zmysel odkladať a rušiť tréningy a workshopy len preto, že sa nevidíme.

Načo nám je skupina

My v Seesame ľúbime skupinovú prácu. Je často najlepšou metódou, ako doviesť ľudí (klientov, kolegov, kohokoľvek) k spoločnému tvorivému výsledku. Skupinová dynamika nám s klientmi už veľakrát pomohla sformulovať víziu, nastaviť komunikačnú stratégiu, vymyslieť novú službu, alebo sa naučiť niečo nové. 

Nalepené post-ity a zapísané flipcharty patria k dekoru väčšiny agentúr. Čo však v prípade, že flipchart nie je, lístočky si môžeme lepiť akurát na čelo? 

Hneď na začiatku si treba položiť správne otázky, nastaviť si realistické očakávania a uvažovať mimo zabehnutých spôsobov. 

Čo je v online rovnaké

V prvom rade sa treba zmieriť s tým, že sa fyzicky nevidíme, utrieť si slzy a začať rozmýšľať o tom, ako zachovať esenciu zážitku zo skupinovej práce, predávania informácií a zručností v rovnakej kvalite, len inými prostriedkami. Niečo musíte oželieť, niečo nahradiť, v inom má online práca aj svoje výhody. 

1. Bežné pravidlá facilitácie platia aj tu

Napriek všetkým špecifikám je online workshop stále v prvom rade workshop a platia preň rovnaké facilitačné postupy a pravidlá. Aj tu by mala na úvod hovoriť skupina. Aj tu musíte strážiť, či sa niekto nepresadzuje na úkor iného, a či dostal slovo každý, v prípade tréningu si nácvik majú vyskúšať všetci. A ani v online sa nebojte vybočiť zo scenára a ísť tam, kam chce skupina. Pokiaľ to prispeje k lepšiemu kolektívnemu výsledku či precvičeniu, je to úplne OK.

2. Žiadne šuflíkové riešenia

U nás je dobrým zvykom chystať každý workshop a tréning na mieru, pretože každá skupina má špecifické potreby a očakávania. Rovnako to platí aj v online, kde je dovolené opakovať jednotlivé techniky či cvičenia, ale nikdy nie celé workshopy či tréningy.

Čo bude v online iné, ale stále dobré

1. Skupina udrží pozornosť maximálne 3 hodiny

A treba povedať, že aj to už je o držku. Fyzicky v miestnosti dokážete so skupinou v pohode ťahať celý deň, na Zoome vám však ľudia sústredene neobsedia dlhšie ako dve-tri hodiny. 

Zreálnite si teda očakávania, čo chcete na online workshope alebo tréningu stihnúť a s čím chcete odísť. Nepokúšajte sa zlomiť časový rekord. Dlhší workshop radšej rozdeľte na viac sedení. Netlačte skupinu k tomu, aby sa stihlo všetko, čo ste si tak úhľadne napísali do scenára. Dodržujte hygienické a pozornostné prestávky ideálne raz za hodinu, prípadne ako sa skupina dohodne. Keď nestíhate, nevadí. 

2. Spravte si domáce úlohy

Keďže váš spoločný čas je drahocenný, snažte sa nachystať si čo najviac vecí vopred. Zadajte skupine domácu prípravu. Keď máte v rámci workshopu rozmýšľať napríklad nad cieľovými skupinami alebo persónami, tak nech o nich účastníci jednotlivo premýšľajú už doma a pošlú vám vyplnený template. Ak idete analyzovať silné a slabé stránky organizácie, tak nech si ich účastníci premyslia vopred. V prípade mediálneho tréningu si nachystajte prehľad publicity, poučenia účastníkov z predchádzajúcej komunikácie s médiami.

Pred workshopom si všetko zosumarizujte do zdieľaného dokumentu alebo prezentácie. Na workshope si to už len zhrňte a zatrieďte.

3. Všetko trvá o tretinu dlhšie

Aspoň toľko naznačuje náš “bulharský” prepočet. Môže sa to samozrejme líšiť podľa skupiny, ale to, čo ste spoločne v miestnosti stihli za hodinu, trvá online kľudne aj hodinu a pol. 

Keď sme mali na online tréningu nového klienta, s ktorým sme sa nepoznali, tak kolečko predstavovania a očakávaní nám namiesto 20 minút trvalo trištvrte hodinu. Už predstavovanie však vie byť veľmi dobrá príležitosť na výmenu skúseností a dokáže dobre nakopnúť tvorivú prácu alebo tréning. Bola by preto škoda ho seknúť alebo uponáhľať.

No a samozrejme aspoň 10 % sklzu naberiete tým, že niekomu vypadáva obraz, inému zvuk alebo že účastníci hovoria jeden cez druhého. Ak hapruje internet, prepnite na audio. Keď niekto nehovorí, nech si stlmí mikrofón.

4. Posaďte sa tak, aby ste sa videli

Dať si kameru proti svetlu je ideálne iba v prípade, že vediete skupinu utajených svedkov. Všetkých ostatných posaďte tak, aby ste zreteľne videli ich mimiku, ale aj to, či sa niekto hlási o slovo. To isté platí pre vás.

 

Jedna z výhod skupinovej práce v online je, že všetkých máte naraz pred sebou. Vidíte im stále do tváre a rýchlejšie postrehnete, keď sa niekto nedostáva k slovu, nudí sa alebo nevníma. 

5. Nahraďte papierníctvo internetmi

S post-itmi, flipchartmi a fixkami sa žiaľ musíte rozlúčiť. Snímať ich webkamerou je nepraktické. 

Ak nemáte žiadnu vesmírnu telekonferenčnú technológiu, vystačíte si so zdieľanými dokumentmi. Úplne v pohode napríklad stačí skupine zdieľať Google prezentáciu, v ktorej máte už spracovanú aj domácu úlohu. 

Zdieľanie obrazovky niekomu vyhovuje viac – problém je, že vtedy nevidíte všetkých účastníkov. My preferujeme zdieľané dokumenty a slajdy, ale dobrým nástrojom na kolektívnu tvorbu je napr. Mural.

S účastníkmi zdieľame Google dokument, v ktorom sú spoločne prihlásení a vidia priebežný výstup spoločnej tvorby.

6. Voľte známe technológie

Niekto používa Zoom, niekto Skype, iný obľubuje Google Meet. Výber videokonferenčného softvéru je na vás, ale snažte sa uprednostniť taký, na ktorý sú ľudia zvyknutí. 

My používame Zoom, ktorý nie je dokonalý, ale je rýchly, spoľahlivý a poskytuje najlepšie funkcie na prácu so skupinou. 

7. Max. 5 účastníkov

Aj keď v miestnosti v pohode zvládnete 10 ľudí, na Zoome to bude takmer nemožné bez toho, aby sa polovica ľudí necítila byť len poslucháčmi. Odporúčame osekať počet ľudí na tých naozaj kľúčových, prípadne urobiť workshop v dvoch várkach. Ak sa nedá, rozdeľte si skupinu do menších breakout rooms, pracujte s nimi zvlášť a potom si spoločne vymeňte nápady.

8. Nácvik aj spätná väzba majú mnohé podoby

Najtvrdším orieškom pre nás bolo preniesť do onlinu mediálny tréning. Ten si totiž tradične vyžaduje nácvik pred kamerou. Namiesto tradičného standupu do večerných správ však viete simulovať iný typ mediálnych vystúpení, napr. live diskusiu alebo živý vstup do vysielania (ktoré aj tak v čase korony nabrali na význame). 

Stres, ktorý účastníci zažívali z webkamery sa na našich tréningoch ukázal byť porovnateľne veľký ako stres z televízneho štábu. Podstatou cvičenia je vyskúšať si a naučiť sa zvládať takúto situáciu a napriek nervozite byť schopný doručiť svoje posolstvo. Toto v online tréningu funguje rovnako dobre, len iným spôsobom.

Online nácvik na kameru má aj jednu veľkú výhodu – šetrí čas pri spätnej väzbe. Všetci účastníci totiž pozerajú jednotlivé vystúpenia na kameru naraz a môžu si hneď spisovať svoje pozorovania a poučenia. Nemusíte teda pozerať a “feedbackovať” záznam dvakrát.

Simulovaná živá diskusia počas mediálneho tréningu pre autorskú spoločnosť LITA.

Nebojte sa – vieme, čo robíme

Život cez online prišiel a zrejme tu s nami nejaký čas zostane. Napriek obmedzeniam v ňom dokáže veľmi dobre fungovať skupinová práca aj tréningy, preto ich nemá zmysel odkladať. 

Či už potrebujete odriadiť skupinu, dospieť k spoločnému výsledku alebo naučiť sa vystupovať pred médiami či inými ľuďmi, radi vám s tým pomôžeme – aj na diaľku.