Komunikovať s podriadenými je umenie 

Uverejnené v: SME, 27. októbra 2008

Manažéri a profesionáli v oblasti ľudských zdrojov sa zhodujú, že získaťa udržať schopných ľudí je čoraz väčšou výzvou.

Udržať si správnych ľudí nie je len otázka peňazí, ale predovšetkým toho či daná firma, pozícia či tím, v ktorom pracuje, dajú cennému zamestnancovi na jednej strane víziu hodnú nasledovania a na druhej strane dostatok informácií, podpory a zodpovedností, aby smerom k nej mohol svižne napredovať. Tu hrá okrem povahy práce a oblasti podnikania veľkú rolu aj firemná kultúra, spôsob riadenia a interná komunikácia.

Hovorí sa, že ľudia neopúšťajú firmy, ale svojich šéfov... Práve „šéfovia" – manažéri na všetkých úrovniach riadenia hrajú hlavnú rolu v internej komunikácii. Podriadení práve od nich očakávajú viac, ako inštrukcie potrebné na plnenie pracovných úloh – informácie o smerovaní firmy a trhu, zmenách, ale aj ocenenie ich práce, obojsmernú komunikáciu priestor na vyjadrenie spätnej väzby a na tvorivú diskusiu.

Základnou kostrou efektívnej internej komunikácie, ktorá je spojená vedením a riadením ľudí, je systém pravidelných porád (pracovných stretnutí), ktorý zabezpečuje prenos informácií zhora nadol, v lepšom prípade aj spätnú väzbu, reakciu na zmeny a opatrenia smerom opačným. Osoba zodpovedná za internú komunikáciu a interné komunikačné kanály ako časopis, intranet plnia veľmi dôležitú úlohu, lenže v tomto zmysle majú podpornú funkciu.

Skúsenosti ukazujú, že existuje priama linka medzi tým, ako dobre a otvorene manažér komunikuje so svojimi podriadenými a výkonnosťou tímu. Komunikácia je veľmi často z manažérskych rolí jednou z najťažších, na ktorú nie je nikdy dostatok „času".

Manažéri neraz nie sú pripravení zvládnuť túto úlohu – po motivačnej stránke aj po stránke komunikačných zručností, preto by sme práve vo vzdelávaní manažérov mali klásť dôraz na túto oblasť. Program prípravy a podpory manažérov na rolu komunikátorov možno rozdeliť do troch oblastí:

Pochopiť a prijať úlohu internej komunikácie

V tejto fáze je potrebné manažérom priblížiť úlohu komunikácie v riadení a vedení ľudí, predstaviť koncept internej komunikácie a zamerať sa na pochopenie ich úlohy ako nositeľov komunikačnej funkcie v organizácii.

Očakávania vyšších manažérov a zamestnancov v líniových pozíciách od komunikácie sú rôzne – a tu práve nastupuje rola manažéra, ktorý by mal pochopiť informačné a komunikačné potreby zo strany zamestnancov a obsah a formu prispôsobiť tak, aby informáciu prijali, pochopili a konali na jej základe. Informácie strategickej povahy je potrebné pretaviť tak, aby „veľký obraz" mal zmysel pre plnenie každodenných pracovných úloh, ale aj pre motiváciu a profesionálny rast ľudí.

Veľké úsilie tiež treba venovať motivácii manažérov komunikovať – obvykle funguje, ak ich dokážeme presvedčiť, ako im efektívna komunikácia pomôže prekonať problémy, s ktorými sa boria – či už snaha o zvýšenie výkonnosti, o zníženie fluktuácie, či zlepšenie kvality v ich tíme, či organizačnej zložke.

Získať komunikačné zručnosti

Pri internej komunikácii nepostačujú len dobré prezentačné schopnosti, efektívna interná komunikácia kladie nároky aj na základné znalosti psychológie a ľudského správania, schopnosti aktívne počúvať, získavať a konštruktívne dávať spätnú väzbu.

Manažér by mal získať zručnosti a skúsenosti, ako jednoducho a jasne formulovať aj zložitejšie informácie a koncepty, nájsť v nich zmysluplné informácie pre svojich ľudí, prispôsobiť im jazyk. Mal by tiež jasne formulovať priority, svoje očakávania a úlohy.

Schopnosť počúvať a podporovať ľudí k tvorivej diskusii, prezentovaniu svojich názorov a návrhov vyústi k námetom na zlepšenia, ktoré by mal manažér oceniť a vhodné aj implementovať. V rámci prípravy by sa mal tiež naučiť komunikačne zvládať ťažké a konfliktné situácie, ktorým sa v súčasnom svete plnom zmien a výziev vyhnúť nedá.

Ako vhodná forma tréningu komunikačných zručností sa osvedčili workshopy realizované v skupinách manažérov tej istej firmy, aby sa situácie dali riešiť, prispôsobiť a nacvičovať na konkrétnych a pravdepodobných príkladoch, navyše diskusia a preberanie skúseností medzi manažérmi je významnou súčasťou procesu.

Zaviesť systém podporujúci vnútornú komunikáciu

Systém porád a pravidelného preberania informácií je alfou a omegou, musí fungovať. Ak chceme, aby manažéri hrali prím v informovaní svojich podriadených a postarali sa o pochopenie strategických informácií v celej firme, mali by mať isté privilégiá.

Informácie by mali dostávať prví a načas ako „privilegovaná" skupina, mali by sme s nimi hľadať vhodný spôsob uchopenia komunikácie, možné reakcie zamestnancov a podať im pomocnú ruku formou podporných dokumentov, prezentácií, súboru otázok a odpovedí, z ktorých môžu vo svojej príprave čerpať. V tomto práve významne pomáha osoba zodpovedná za internú komunikáciu alebo oddelenie ľudských zdrojov ako kouč, konzultant a administrátor.

A napokon, jasná správa, že komunikovať treba, musí prichádzať zhora od najvyššieho vedenia, v komunikácii viac ako v kdekoľvek inde funguje vedenie osobným príkladom a „napodobňovanie" správania vyššieho nadriadeného. 

Michaela Benedigová
Riaditeľka poradenskej spoločnosti SEESAME Communication Experts